Ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy dokonują pracodawcy dla ubezpieczonych, będących pracownikami, a w stosunku do pozostałych ubezpieczonych podmioty określone w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 30. 10. 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. Nr 199, poz. 1673 ze zm.). Przy wypadku zbiorowym, postępowanie powypadkowe prowadzi się dla każdego poszkodowanego oddzielnie.
Aby uznać zdarzenie za wypadek przy pracy muszą być spełnione cztery warunki:
- musi to być zdarzenie powodujące uraz cielesny, zgon lub uszczerbek na zdrowiu.
- musi być zdarzeniem nagłym czyli pojawiać się w sposób nieoczekiwany,
- musi być wywołane przyczyną zewnętrzną,
- musi nastąpić w bezpośrednim związku z pracą i miejscem pracy.
Zgłoszenie wypadku - poszkodowany, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala, zawiadamia niezwłocznie o wypadku pracodawcę. Obowiązek takiego zgłoszenia ma też każdy pracownik, który zauważył zdarzenie. Zgłasza się do przełożonego osoby poszkodowanej - a dla celów dowodowych potwierdza pisemne.
Zabezpieczenie miejsca wypadku - obowiązkiem pracodawcy jest podjąć działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy poszkodowanym i zabezpieczyć miejsce wypadku przed dostępem osób niepowołanych, uruchomieniem bez potrzeby maszyn i urządzeń wstrzymanych w związku z wypadkiem i zabezpieczenie przed dokonaniem zmian położenia maszyn i urządzeń albo przedmiotów, które spowodowały wypadek lub umożliwiają odtworzenie jego okoliczności i przyczyn.
Zgodę na uruchomienie maszyn i urządzeń, dokonanie zmian w miejscu wypadku wyraża pracodawca, w uzgodnieniu ze społecznym inspektorem pracy - po oględzinach miejsca wypadku i sporządzeniu szkicu lub fotografii miejsca wypadku. Po wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym - zgoda może być wyrażona po ustaleniach z właściwym inspektorem pracy i prokuratorem. Dokonywanie zmian bez zgody pracodawcy jest dopuszczalne w przypadku konieczności ratowania osób, mienia lub zapobieganiu nadal grożącemu niebezpieczeństwu.
Zawiadomienie o wypadku - pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy.
Powołanie zespołu powypadkowego - ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy dokonuje powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy.
Dokumentacja powypadkowa - po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy zespół w terminie 14 dni od daty zawiadomienia o wypadku sporządza protokół powypadkowy (w przypadku osób nie pracujących na podstawie stosunku pracy - sporządza kartę wypadku). Przedłużenie ponad 14 dni, wymaga podania informacji o przeszkodach uniemożliwiających dotrzymanie terminu.
Zatwierdzenie protokołu powypadkowego - protokół powypadkowy zatwierdza pracodawca poszkodowanego w ciągu 5 dni od dnia jego sporządzenia. Zatwierdzony protokół niezwłocznie doręcza się poszkodowanemu lub jego rodzinie. Protokół z wypadków śmiertelnych, ciężkich i zbiorowych pracodawca niezwłocznie dostarcza Inspektorowi PIP. Pracodawca prowadzi rejestr wypadków.
Sporządzenie karty statystycznej GUS - na podstawie protokołu wypadkowego lub karty wypadku z zatwierdzonym przez pracodawcę wypadkiem przy pracy lub wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy. Karta składa się z dwóch części. Sporządza się w dwóch egzemplarzach.
Część I - nie później niż 14 dni roboczych od zatwierdzenia protokółu i przekazuje się do urzędu statystycznego do 15 dnia roboczego następnego po zatwierdzeniu protokółu miesiąca.
Część II karty - przekazuje się do urzędu statystycznego nie później niż 6 miesięcy od zatwierdzenia protokołu, sporządzenia karty wypadku.
Wypadek w drodze do pracy i z pracy - ustalenie okoliczności wypadku w drodze do pracy lub z pracy jest dokonywane w karcie wypadku w drodze do pracy lub z pracy. Kartę wypadku, po ustaleniu okoliczności i przyczyn zdarzenia, sporządza się nie później niż w 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku, w dwóch egzemplarzach - dla poszkodowanego i w dokumentacji powypadkowej.